مدیریت تغییر، به زبان ساده، تضمین کننده این است که تغییرات در سازمان شما به شیوه ای بهینه و با سطح کنترل کافی مدیریت و اجرا می شوند. بنابراین، مدیریت تغییرات یک فرآیند یا مجموعه‌ای از فعالیت‌های مجزا است که به سازمان‌ها این امکان را می دهد تا تغییرات مورد نیاز در اکوسیستم فناوری اطلاعات خود را در نظر بگیرند، روی آن ها توافق کنند و در عین حال که به طور مؤثر ریسک ها را مدیریت می کنند، تغییرات را به آسانی، سریع و با پایین ترین هزینه ممکن پیاده سازی کنند.
چارچوب بهروش های مدیریت خدمات فناوری اطلاعات (ITSM) ممکن است در نگاه اول بیش از حد دشوار و تخصصی به نظر برسد، اما شما می توانید به راحتی از فرآیند ها و فعالیت های مدیریت تغییری که خودتان ایجاد کرده اید استفاده کنید و یا منابع جایگزین ITSM و توصیه های مدیریت فناوری اطلاعات مثلISO/IEC 20000، ISACA’s COBIT، USMBOK ،MOF مایکروسافت یا حتی ترکیبی از این موارد را در نظر بگیرید.
تعریف مدیریت تغییرات
اغلب وقتی به مدیریت تغییر فکر می کنیم، تعریف مان از این فرایند شامل هر جنبه ای از تغییر که قابل تصور است می شود - از فناوری، پرسنل و فرآیندها گرفته تا تأثیرات بر مشتریان و سیستم ها.
برای وضوح و شفافیت بیشتر در زمینه ITSM، رویکرد ITIL بین مدیریت تغییرات فناوری اطلاعات و شیوه های مدیریت تغییر سازمانی تمایز قائل شده است.
کنترل تغییرات تضمین می‌کند که ریسک‌ها به درستی ارزیابی می‌شوند، اجازه می‌دهد تغییرات ادامه پیدا کنند و برنامه تغییر را مدیریت می‌کند تا تعداد تغییرات موفق در خدمات و محصول به حداکثر رسانده شود.
چرا پیاده سازی ITSM برای مدیریت تغییرات سازمان شما مهم است؟
تغییر - به ویژه تغییر کنترل نشده یا مدیریت ضعیف تغییرات فناوری اطلاعات - خطراتی دارد که به طور بالقوه می توانند منجر به بروز رخدادها یا مشکلات برای کسب و کارها شوند. در واقع، بسیاری از پرسنل هلپ دسک، تغییرات ضعیف را به عنوان دلیل اصلی رخدادها، حتی رخدادهای بزرگ، می دانند.
به علاوه فقدان مدیریت موثر تغییرات، یا ناتوانی در نشان دادن کنترل‌های صحیح تغییر، می‌تواند نقطه ضعف بزرگی در ممیزی‌های انطباق داخلی و خارجی باشد. برخی از نگرانی های رایج در زمینه انطباق شامل پاسخ به سؤالاتی مانند موارد اینچنینی است:
- آیا تفکیک کافی در زمینه وظایف بین نقش های کلیدی در فرآیند مدیریت تغییرات وجود دارد؟
- آیا درخواست های تغییرات توسط پرسنل مناسب، از جمله صاحبان خدمات، تایید و اولویت بندی می شوند؟
- آیا تأثیر تغییر به طور کامل ارزیابی شده است؟
- آیا مسیرهای حسابرسی دقیق برای همه تغییرات وجود دارد؟
- آیا فرآیندی برای پیگیری پیشرفت تغییرات حیاتی وجود دارد؟
مزایای مدیریت تغییرات
مزایای اصلی مدیریت تغییرات در ITSM شامل موارد زیر است، اما محدود به آنها نیست:
1- مزایای مالی
از طریق به حداقل رساندن رخدادها و مشکلات مرتبط با تغییر، مانند کاهش در موارد زیر:
- هزینه های مرتبط با توقف خدمات حیاتی کسب و کار (در صورت ایجاد تغییرات)
- هزینه های فناوری اطلاعات برای مقابله با رخدادها و مشکلات مربوط به تغییر، از هلپ دسگ گرفته تا کارشناسان حوزه فنی
- هزینه های فناوری اطلاعات مربوط به پشتیبانی تغییرات ناموفق یا به کارگیری اصلاحات تغییر (از جمله اصلاحات در حین اجزای تغییر) و اغلب هزینه پرداختی برای اضافه کار پرسنل
- هزینه تاخیر در تغییرات مهم یا الزامی
2- بهبود شفافیت تغییر، کنترل و تسریع تغییر از طریق:
- ابلاغ برنامه زمانبندی تغییرات
- استفاده از رویکرد stage-gate (تایید و پیشرفت مرحله به مرحله) برای تایید تغییر
- اولویت بندی و ردیابی سریع تغییرات، به عنوان مثال: استفاده از مدل های تغییر و مدیریت تغییرات سریع یا اضطراری با سرعت بالا.
3- همکاری بهتر
مزایای همکاری در کسب و کار عبارتند از:
- ارزیابی ریسک و تاثیرات بین عملکردی بهتر
- اولویت بندی تغییرات و زمان بندی بهتر برای پرداختن به نیازهای مختلف
4- استفاده بهتر از منابع IT بالقوه کمیاب از جمله:
- این ایده که نقش ها و مسئولیت های تعریف شده، همراه با یک فرآیند واحد و منسجم، نه تنها به فعالیت ها سرعت می بخشند، بلکه نیاز به دوباره کاری، تلاش های تکراری و هدر رفتن زمان و هزینه را نیز کاهش می دهند.
- توانایی استفاده از دانش موجود، از طریق مدیریت مؤثر دانش، برای سرعت بخشیدن به تغییرات
5- خدمات فناوری اطلاعات بهتر، بهبود خدمات مشتریان و ارتقاء درک کسب و کار از ساختار فناوری اطلاعات به عنوان یک کل منسجم.
مدیریت تغییرات در نرم افزار ITSM دانا پرو
نرم افزار ITSM دانا پرو یک نرم افزار مدیریت خدمات فناوری اطلاعات است که بر اساس چارچوب های ITIL طراحی شده است. این محصول به شما کمک می کند تا فرایندها و بهروش های ITIL را در سازمان خودتان پیاده سازی کنید.
دانا پرو علاوه بر ماژول ITIL، امکانات و ابزارهای بسیار دیگری از جمله مدیریت تغییرات را نیز در اختیار تیم IT قرار داده و باعث کاهش هزینه ها و اراتقاء سرویس های فناوری اطلاعات می شود.
دانا پرو شناخته شده ترین و کامل ترین نرم افزار ITSM ایست که به صورت کاملا بومی تولید شده و در صدها شرکت و سازمان بزرگ کشور در حال استفاده می باشد.
با استفاده از نرم افزار ITSM دانا پرو قادر خواهید بود تا فرایند تغییرات را در سازمان بر پایه چارچوب ITIL ارزیابی، برنامه ریزی و پیاده سازی کنید. برخی از مزایای به کار گیری نرم افزار دانا پرو برای پیاده سازی تغییرات شامل موارد زیر می شود:
- تغییرات به صورت دقیق برنامه ریزی خواهند شد.
- تغییرات به کمک شورای تغییرات CAB تایید خواهند شد.
- تمامی مراحل فرایند تغییرات توسط نرم افزار مدیریت می شوند.
- ریسک پیاده سازی تغییرات بر عملکرد سازمان پایین خواهد آمد.
- امکان ارزیابی ریسک تغییر بر اساس یکپارچگی CMDB وجود دارد.
- تمامی تغییرات بر اساس چارچوب استاندارد ITIL اعمال خواهند شد
- افراد ذینفع به راحتی قادر خواهند بود در فرایند ارزیابی و اظهار نظر در مورد تغییرات، شرکت فعالانه داشته باشند
- زیر سیستم مدیریت تغییرات نرم افزار ITSM داناپرو با سایر زیرسیستم های دیگری مانند ITIL، CMDB و مدیریت رخدادها یکپارچگی دارد.
- سازمان می تواند متناسب با نیازهای خودش فرایند تغییرات را تعریف کند.
کلام آخر
سازمان‌های مدرن امروزی دو انتظار حیاتی و رقابتی از تیم فناوری اطلاعات خودشان دارند. در درجه اول، انتظار خدمات پایدار و قابل اعتمادی را دارند که اطمینان حاصل می کند که سازمان قادر به برآورده کردن انتظارات کاربر نهایی است. در درجه دوم، تیم فناوری اطلاعات باید به‌روزرسانی‌های منظم خدمات را اجرا کند تا سازمان بتواند با الزامات امنیتی و هزینه‌های تجاری دائماً در حال تغییر، سازگار باقی بماند.
عدم اجرای هر یک از این موارد می تواند عواقب بسیار منفی برای کسب و کار داشته باشد. ناتوانی در ارائه خدمات قابل اعتماد، می تواند صدمات زیادی به بهره وری و هزینه ها وارد کند.
سازمان‌هایی که خود را با نیازهای روز تطبیق نمی‌دهند، قادر به همگام شدن با سرعت تجارت نبوده و ناگزیر از رقبای خود عقب می‌مانند. اعمال تغییرات با سرعت پایین می‌تواند منجر به ریزش شدید مشتریان کسب و کار شما و سرخوردگی پرسنل شود.
بنابراین، چگونه می توانیم در دنیای امروز نیازهای حیاتی را مدیریت و برآورده کنیم؟ بهره گیری از یک نرم افزار ITSM، سازمان شما را قادر می‌سازد تا انواع به‌روزرسانی‌ها را به راحتی مدیریت کرده و در عین حال از وجود ثبات و کاهش ریسک برای کسب و کارتان اطمینان حاصل کنید.
سلب مسئولیت: مطالب منتشرشده در دسته رپورتاژ آگهی توسط شرکت‌های ثالث تهیه شده اند و جنبه تبلیغاتی یا بیانیه خبری دارند. این مطالب صرفاً بازنشر شده و شهرسخت‌افزار مسئولیتی در قبال صحت محتوای آن ندارد.
نظر خود را اضافه کنید.
برای ارسال نظر وارد شوید
ارسال نظر بدون عضویت در سایت