نرم افزار ارباب رجوع چه ویژگی‌ها و مزایایی دارد + نحوه کار

 استفاده از نرم افزار ارباب رجوع همراه با خود مزایای گوناگونی دارد. همچنین پیش از تهیه این نرم‌افزارها نیاز است تا با ویژگی‌ها و امکانات آشنا شوید.

 یکی از مشکلاتی که سازمان‌ها همواره با آن مواجه هستند، پذیرش صحیح ارباب رجوع است؛ به همین دلیل به دنبال راهکارهایی به منظور رفع عدم هماهنگی، عدم پذیرش صحیح و همچنین رفع معطلی مهمانان هستند.

یکی از برترین این راهکارها استفاده از نرم افزار ارباب رجوع است. امروزه شرکت‌های مهندسی گوناگونی وجود دارند که به منظور رفع این مشکل دست به طراحی نرم افزار مراجعین زده‌اند. از این رو می‌توانیم اینطور بیان کنیم که تعداد این نرم‌افزارها بالا بوده و هر کدام ویژگی‌های مخصوص به خود را دارند.

سازمان‌ها باید با توجه به نیازی که دارند، دست به انتخاب یکی از این نرم‌افزارها بزنند. این نرم‌افزارها دارای ویژگی‌ها و امکانات گوناگونی هستند و می‌توانند مزیت‌های متعددی را از خود به نمایش بگذارند.

در ادامه مطلب به صورت کامل‌تر این نرم‌افزار و اتوماسیون را با شما به اشتراک خواهیم گذاشت؛ پس در ادامه همراه ما باشید.

امکانات و ویژگی‌های نرم افزار ارباب رجوع شامل چه مواردی می‌شوند؟

همانطور که در ابتدای متن اشاره کردیم نرم افزار ارباب رجوع دارای امکانات و ویژگی‌های گوناگونی است.

البته  هر طراحی می‌تواند با توجه به نیازهای یک سازمان، ویژگی‌های مختلفی را در اتوماسیون خود به کار بگیرد ولی به طور کلی یک سری از امکانات و امتیازات هستند که وجود آن‌ها ضروری به حساب می‌آید.

از جمله این ویژگی‌ها می‌توانیم موارد زیر را نام ببریم:

• کارمندان سازمان می‌توانند تقاضا و فرایند ملاقات را به ثبت برسانند. این فرایند به صورت خودکار به بخش انتظامات و حراست، اطلاع‌رسانی خواهد شد.
• اگر مراجعین بخواهند چندین بار به یک سازمان مراجعه کنند، در آن صورت این امکان وجود خواهد داشت که اثر انگشت یا چهره آن‌ها به ثبت برسند.
• برای اینکه انجام ملاقات به صورت سیستمی به ثبت برسد، یک برگه ملاقات برای آن‌ها صادر خواهد شد.
• افرادی که خاطی هستند و اجازه ورود به سازمان را ندارند، شناسایی شده و با آن‌ها برخورد خواهد شد.
• برای هر ارباب رجوع یک پرونده تشکیل می‌شود. از این رو با هر بار ملاقات پرونده بررسی شده و کارمندان می‌توانند به وقایع گذشته او نیز پی ببرند.
• سرعت پذیرش ارباب رجوع با کمک این نرم‌افزارها بسیار افزایش پیدا خواهد کرد.
• تمامی اطلاعات مربوط به ارباب رجوع به راحتی ثبت می‌شوند.
• همچنین به صورت سیستمی فرایند عکس‌برداری انجام شده و تصویر گرفته‌شده ضمیمه پرونده ارباب رجوع خواهد شد.
• همچنین امکان اتصال به سیستم حضور و غیاب پرسنل نیز وجود خواهد داشت.

موارد ذکر شده از جمله مهم‌ترین امکانات و ویژگی‌هایی هستند که می‌توانیم از نرم افزار ارباب رجوع شاهد باشید.

استفاده از نرم افزار ملاقات چه مزایایی دارد؟

اگر قصد دارید از نرم افزار ملاقات بهره ببرید، بد نیست قبل از هر چیزی با مزایای آن آشنا شوید. مهم‌ترین این مزایا شامل گزینه‌های زیر می‌شوند:

• از آنجایی که در این برنامه‌ها از آخرین متد برنامه‌نویسی بهره برده می‌شود، می‌توانید شاهد سرعت بالایی باشید. نتیجه این امر جلوگیری از اتلاف وقت و زمان است.
• از آنجایی که در حالت سنتی و دستی ممکن است شاهد خطاها و مشکلات مختلفی باشید، با کمک این نرم‌افزار احتمال رخداد مشکلات به حداقل خود می‌رسد.
• مدیران می‌توانند به صورت آنلاین شاهد تردد افراد و ملاقات‌کنندگان باشند.
• اکثر نرم‌افزارهای ارباب رجوع با وب‌کم‌هایی که در ویندوز وجود دارند، سازگار هستند.
• همچنین از آنجایی که امکان ثبت وقایع به صورت آنلاین وجود دارد، پس می‌توانید شاهد افزایش امنیت نیز باشید.

نحوه کار نرم افزار ارباب رجوع به چه صورت است؟

هر نرم‌افزاری با توجه به سیستم و اطلاعاتی که دارد، طریقه کار متفاوتی خواهد داشت اما اگر بخواهیم به صورت کلی بیان کنیم یک سری از شباهت‌ها بین آن‌ها وجود دارند که کار را برای استفاده از نرم افزار ارباب رجوع راحت خواهند کرد.

در یک نگاه کلی می‌توانیم اینطور بیان کنیم که درخواست تردد ملاقات‌کنندگان یا مهمانان می‌تواند به دو شکل مختلف به ثبت برسد. حالت اول به این شکل است که کارمندان یک سازمان نسبت به ثبت درخواست تردد اقدام می‌کنند.

سپس درخواست تردد مهمان بر اساس قوانین موجود مورد بررسی قرار گرفته و به کارتابل مسئولی که وظیفه بررسی را برعهده دارد، صادر می‌شود. بعد از اینکه مراحل تایید طی شدند، اطلاعات در کارتابل مربوطه به نمایش گذاشته می‌شوند.

حالت دوم نیز به این صورت است که درخواست ثبت مهمان به صورت کاملا مستقیم به ثبت می‌رسد. یعنی از همان ابتدا باید به ورودی سازمان یا انتظامات مراجعه شود تا درخواست ثبت شود.

 نرم‌افزارها می‌توانند از هر دو حالت پشتیبانی کنند. هر سازمانی با توجه به قوانین موجود می‌تواند یکی از حالت‌ها را انتخاب و از آن بهره ببرد.

امکان استفاده از دو حالت با توجه به نیازهای امنیتی موجود امکان‌پذیر است. این نکته را نیز باید ذکر کنیم نرم افزار ارباب رجوع این قابلیت را دارد تا هر سازمانی با توجه به نیازهای خود گروه‌های مختلفی را برای مهمانان و مراجعین ایجاد کند.

سپس برای هر گروه الزامات حفاظتی گوناگونی را در نظر بگیرد. این الزامات شامل گزینه‌های زیر می‌شوند:

• عادی
• محرمانه
• خیلی محرمانه
• سری

قابلیت جستجوی مهمانان در نرم افزار مراجعه‌کنندگان به چه شکل است؟

نرم افزار مراجعین برای اینکه کار شما را راحت‌تر کند، از قابلیت جستجوی مهمانان برخوردار است. روش‌های مختلفی برای جستجو وجود دارند. به عنوان مثال با کمک تصویر یا چهره مراجعین می‌توان آن‌ها را جستجو و در نهایت اجازه ورود را صادر کرد.

فیلدهای مختلف دیگری نیز وجود دارند که نرم افزار ملاقات می‌تواند از آن‌ها استفاده کند؛ از جمله:

• نام مهمان
• نام سازمان
• محل مراجعه
• کد ملی
• و..

 سخن آخر

برای اینکه بتوان مشکلات مربوط به پذیرش مهمانان و ارباب رجوع را کاهش داد، باید به دنبال راهکارهای مختلفی باشید.

یکی از برترین این راه‌ها استفاده از نرم افزار ارباب رجوع است. این نرم‌افزارها دارای ویژگی‌ها و امکانات متعددی هستند. برای اینکه بتوانید شاهد بهترین عملکرد باشید، نیاز است تا از برترین گزینه‌ها بهره ببرید. در این مطلب سعی کردیم مهم‌ترین ویژگی‌ها و امکانات را برای شما نام ببریم.

همچنین استفاده از این نرم‌افزارها همراه با خود مزایایی برای سازمان‌ها دارد. شناسایی هر یک از این مزیت‌ها اهمیت دارد.

از جمله این امتیازات می‌توانیم به افزایش سرعت، امکان مشاهده آنلاین، بالا بردن امنیت و... اشاره داشته باشیم. برای جستجوی اسم مهمانان نیز فیلدهای مختلفی پیش روی شما وجود خواهند داشت که آن‌ها را با شما به اشتراک گذاشتیم.

‌سلب مسئولیت: مطالب منتشرشده در دسته رپورتاژ آگهی توسط شرکت‌های ثالث تهیه شده اند و جنبه تبلیغاتی یا بیانیه خبری دارند. این مطالب صرفاً بازنشر شده و شهرسخت‌افزار مسئولیتی در قبال صحت محتوای آن ندارد.