با پیشرفت فناوری و افزایش سطح دسترسی به اینترنت پرسرعت، روش‌های ذخیره‌سازی سنتی جای خود را به پلتفرم‌های ابری می‌دهند. نحوه استفاده از گوگل درایو به عنوان معروف‌ترین سرویس ابری در نوع خود چندان دشوار نیست. در این مطلب با چند ترفند کار با Google Drive و آموزش استفاده از گوگل درایو برای کاربردهای مختلف که قطعاً باعث ساده‌تر و سریع‌تر شدن استفاده از این پلتفرم ذخیره‌سازی ابری خواهد شد همراه ما باشید.
گوگل درایو (Google Drive) چیست و چه کاربردی دارد؟ در پاسخ به این سوال باید گفت که همه ما با روش های سنتی ذخیره اطلاعات دیجیتال مانند هارد دیسک، فلش مموری، حافظه گوشی، سی دی و غیره آشنایی داریم. این روش‌های ذخیره‌سازی با محدودیت‌های بزرگی مانند محدودیت ظرفیت، امکان خراب شدن و عدم دسترسی مداوم به داده‌ها مواجه هستند.
فهرست مطالب این مقاله:
- چرا از گوگل درایو و ذخیره‌سازی ابری استفاده می‌کنیم؟
- مفاهیم پایه در رابطه با نحوه استفاده از گوگل درایو در گوشی
- جستجوی حرفه‌ای فایل‌ها در Google Drive
- افزونه کروم گوگل درایو
- استفاده از میانبرها در Google Drive
- دسترسی آفلاین به فایل‌های آپلود شده در گوگل درایو
- همگام‌سازی فایل‌ها
- شخصی‌سازی محیط گوگل درایو
- تبدیل فایل‌های مایکروسافت آفیس به فرمت گوگل درایو
- نشان ندادن فایل‌های پیشنهادی هنگام کار با Google Drive
- ارسال فایل با گوگل درایو از طریق Gmail
- نحوه اشتراک گذاری فایل در گوگل درایو
- فعال کردن حالت تاریک در گوگل درایو
- نحوه استفاده از Google Drive برای ترجمه اسناد
- جمع‌بندی
- پاسخ به سوالات پرتکرار
برهمین اساس، با پیشرفت فناوری مبحث ذخیره‌سازی ابری یا Cloud Storage مطرح شد که در آن کاربر فایل‌ها و اطلاعات خود را بر روی سرورهای امن و تقریباً بدون محدودیت فضای ذخیره‌سازی شرکت‌های بزرگ ارائه دهنده این سرویس آپلود می‌کنند.
گوگل درایو هم یکی از این سرویس‌های ذخیره‌سازی ابری است که توسط شرکت نام‌آشنا گوگل در اختیار کاربران قرار گرفته است. گوگل درایو یک سرویس رایگان ذخیره اطلاعات روی فضای ابری است که نه‌تنها به کاربران اجازه می‌دهد فایل‌های مورد نظر خود را آپلود کند، بله به واسطه نرم‌افزار اندروید و پی‌سی دسترسی کامل و بدون محدودیت را امکان‌پذیر می‌سازد.
چرا از گوگل درایو و ذخیره‌سازی ابری استفاده می‌کنیم؟
حتماً برای شما هم پیش آمده است که فایل‌های بسیار مهمی را در رایانه شخصی خود ذخیره کرده‌اید و ناگهان به دلایل مختلف مانند خراب‌شدن هارد دیسک، دیگر امکان دسترسی به این اطلاعات برایتان وجود نداشته است. گاهی اوقات هم فایل‌های بسیار کاربردی داریم که همیشه موردنیاز هستند؛ مثلاً در دانشگاه، کتابخانه، منزل یا حتی محل کار به آن‌ها نیاز داریم.
در این‌گونه موارد بهترین روش ذخیره‌سازی اطلاعات استفاده از فضای ابری است، به‌نحوی‌که همه‌جا به فایل‌های موردنظر خود دسترسی داشته باشیم و دیگر نگران پاک شدن و از بین رفتن آن‌ها نباشیم. در ادامه مطلب آموزش استفاده از گوگل درایو به معرفی قابلیت‌های این فضای ابری خواهیم پرداخت.
در همین رابطه بخوانید:
- جستجوی حرفه ای در گوگل؛ چگونه در گوگل سرچ پیشرفته کنیم؟
یکی از برترین سرویس‌های ذخیره‌سازی فایل به‌صورت ابری یا کلود، سرویس گوگل درایو (Google Drive) است. Google Drive برای اولین‌بار در سال 2012 راه‌اندازی شد و امروزه بیشتر از 1.5 میلیارد کاربر دارد که میلیاردها گیگابایت داده خود را روی آن ذخیره کرده‌اند.
این سرویس ذخیره‌سازی ابری به شما اجازه می‌دهد تا فایل‌ها و پرونده‌های مهم خود را بر روی سرورهای قدرتمند گوگل ذخیره کرده و از طریق تلفن همراه، تبلت یا رایانه شخصی به آن‌ها دسترسی داشته باشید.
در واقع آپلود فایل در گوگل درایو نه‌تنها دسترسی ایمن و دائمی به فایل‌ها را تضمین می‌کند، بلکه منجر به تسهیل انتقال داده‌ها از یک دستگاه به دستگاه دیگر نیز می‌شود.
بنابراین، برای انتقال اسناد و فایل‌ها دیگر نیازی نیست دستگاه‌های مختلف را به یکدیگر متصل کرده و یا فایل موردنظر را به آدرس خودتان ایمیل کنید. دقت داشته باشید که دسترسی به گوگل درایو هم از طریق وبسایت گوگل درایو و هم دانلود گوگل درایو (نرم افزار ویندوز گوگل درایو، نرم افزار اندروید گوگل درایو یا نرم افزار گوگل درایو برای آیفون) میسر است.
مفاهیم پایه در رابطه با نحوه استفاده از گوگل درایو
بهتر است قبل از بررسی نکات و ترفندهای کار با Google Drive، با برخی مفاهیم پایه در این پلتفرم ذخیره‌سازی ابری آشنا شویم. برای استفاده از خدمات گوگل نظیر گوگل درایو، جی‌میل، فوتوز، فروشگاه نرم‌افزار پلی‌استور و غیره به یک حساب کاربری گوگل نیاز است. افتتاح این حساب کاملاً رایگان بوده و تنها به چند دقیقه زمان نیاز دارد.
برای این کار تنها کافی است به وبسایت Google مراجعه کرده و از منوی سمت بالا و سمت راست گزینه ساخت حساب جدید را انتخاب کنید. درصورتی‌که پیش از این بر روی رایانه شخصی یا گوشی خود یک حساب گوگل ایجاد کرده باشید، می‌توانید از گزینه اضافه‌کردن حساب جدید (Add another Account) یک حساب دیگر را انتخاب کنید.
برای استفاده از گوگل درایو در گوشی یا کامپیوتر هم باید به آدرس Drive.google.com مراجعه کرده و یا نرم‌افزار Google Drive را بر روی گوشی اندروید خود نصب کنید.
طریقه کار با گوگل درایو هم بسیار ساده است. پس از ورود به این پلتفرم در صفحه روبرو فایل‌هایی که پیش از این آپلود کرده‌اید نمایش داده می‌شود.
در سمت چپ Google Drive هم می‌توانید فهرست موجود را مشاهده کنید. در صورتی که برای اولین‌بار به گوگل درایو وارد شده‌اید و پیش از این هیچ فایلی در Google Drive خود آپلود نکرده باشید، با یک صفحه خالی مواجه می‌شوید.
در همین رابطه بخوانید:
- گوگل Safe Search چیست؟ چگونه «جستجوی ایمن» را فعال کنیم؟
البته در بخش‌های بعدی این مقاله نحوه آپلود و دانلود فایل از گوگل درایو با استفاده از این پلتفرم شرح داده شده است.
در ادامه مطلب به برخی نکات و ترفندهای استفاده از گوگل درایو پرداخته خواهد شد، ترفندهایی که نحوه کار کردن با گوگل درایو را ساده‌تر و سریع‌تر می‌کنند.
جستجوی حرفه‌ای فایل‌ها در Google Drive
نسخه‌های دسکتاپ و موبایل Google Drive از امکان سرچ فایل مورد نظر شما در میان صدها فایل ذخیره شده، پشتیبانی می‌کند. نکته جذاب در مورد این قابلیت را باید پشتیبانی آن از عملگرهایی دانست که آموزش استفاده از گوگل درایو را آسان می‌کنند و درست مانند جستجو در گوگل عمل می‌نمایند.
از مهم‌ترین عملگرهای قابل استفاده در سرچ گوگل درایو که نتایج دقیق‌تر و سرعت بیشتر را ارائه می‌کند، می‌توان به to:، from:، type:، AND، OR، owner:، before: و title: اشاره کرد که مفهوم و عملکرد هر کدام متناسب با کلمه، طریقه استفاده از گوگل درایو را ساده و کاربردی می‌کنند.
افزونه کروم گوگل درایو
اپلیکیشن‌های زیادی وجود دارند که به وسیله آن‌ها می‌توان محتوای وب را دانلود و روی کامپیوتر ذخیره کرد. با این حال افزونه رسمی Google Drive برای کروم را می‌توان بهترین ابزار برای کار با Google Drive دانست. این افزونه به شما اجازه می‌دهد تا صفحه موجود، هایپرلینک‌ها و فیلم یا ویدئو را با استفاده از منوی راست کلیک، روی اکانت گوگل درایو خود ذخیره نمایید.
این افزونه از فایل‌های HTML، محتوای صوتی، اسناد Office، فایل‌های PDF و عکس‌ها نیز پشتیبانی می‌کند.
دانلود: Save to Google Drive
استفاده از میانبرها در Google Drive
اگر مرتباً از یک فایل خاص ذخیره شده در Google Drive استفاده می‌کنید، می‌توانید نحوه استفاده از گوگل درایو و کلیدهای میانبر آن را یاد بگیرید. برای این کار تنها کافی است فایل مورد نظر را در گوگل درایو پیدا کرده با راست کلیک روی آن، از منوی باز شده گزینه Add a shortcut to Drive را انتخاب کنید.
دسترسی آفلاین به فایل‌های آپلود شده در گوگل درایو
بسیاری از کاربران از فضاهای ابری به عنوان محیطی مطمئن برای نگه‌داری اسناد مهم خود استفاده می‌نمایند، با این حال دسترسی به این فایل‌ها تنها هنگام استفاده از اینترنت ممکن است. برای استفاده از گوگل درایو به صورت آفلاین از افزونه Google Docs Offline برای کروم استفاده نمایید.
بعد از نصب این افزونه می‌توانید مسیر Google Drive > Settings > Offline را طی نموده و تیک گزینه Create, open, and edit your recent Google Docs, Sheets, and Slides files on this device while offline را بزنید.
همگام‌سازی فایل‌ها
حتی اگر ترجیح می‌دهید فایل‌های مورد نیاز خود را به صورت کامل روی حافظه داخلی گوشی یا PC خود در اختیار داشته باشید، گوگل درایو می‌تواند فضایی مناسب برای بک آپ گرفتن از اطلاعات ارزشمند شما به حساب می‌آید.
در همین رابطه بخوانید:
- چطور از آیفون، آیپاد و آیپد خود پشتیبان بگیریم؟
برای این نحوه استفاده از گوگل درایو نیاز دارید تا نرم‌افزار Backup and Sync گوگل را برای دسکتاپ دانلود نموده و در آن فایل‌ها و پوشه‌هایی را برای همگام‌سازی و بک آپ به گوگل درایو بیفزایید. حال پس از اعمال تغییرات و ادیت این فایل‌ها و پوشه‌ها، تغییرات مورد نظر روی درایو مجازی شما نیز اعمال می‌شوند.
شخصی‌سازی محیط گوگل درایو
مرتب بودن فضای گوگل درایو که احتمالاً صدها فایل مختلف روی آن ذخیره شده، به شما اجازه می‌دهد با سرعت بیشتری به آنچه که نیاز دارید دسترسی پیدا کنید. البته قابلیت‌های شخصی‌سازی در Google Drive چندان پیشرفته نیست، ولی با راست کلیک کردن روی پوشه‌های مختلف می‌توانید رنگ آن‌ها را مطابق با نیاز خود تغییر دهید.
تبدیل فایل‌های مایکروسافت آفیس به فرمت گوگل درایو
پس از بررسی پلتفرم‌های مرتبط با آموزش استفاده از گوگل درایو متوجه خواهید شد که این پلتفرم ذخیره‌سازی ابری فایل قابلیت استفاده به عنوان یک ابزاری تغییر فرمت فایل را هم دارد.
فایل‌های مایکروسافت آفیس از پسوندهایی همچون XDOC، XLSX و PPTX برخوردارند که البته با معادل Google Docs خود یعنی GDOS، GSLIDES و GSHEETS یکسان نیستند. باید بگوییم که هرچند گوگل درایو می‌تواند فایل‌های آفیس را به راحتی باز کند، محتوای این فایل‌ها در این حالت گاهی با تغییراتی ظاهری نسبت به محتوای اصلی روبرو می‌شود.
در همین رابطه بخوانید:
- آموزش تبدیل عکس‌های گرفته شده در iOS 11 از HEIC به JPEG
از این رو به شما توصیه می‌کنیم که فایل‌های آفیس خود را به صورت خودکار و همزمان با آپلود روی Google Drive، به فرمت مناسب گوگل تبدیل نمایید. برای این کار می‌توانید مسیر Settings > Convert را پیموده و در کنار گزینه Convert uploaded files to Google Docs editor format تیک بزنید.
نشان ندادن فایل‌های پیشنهادی هنگام کار با Google Drive
در هنگام کار با Google Drive تعدادی از فایل‌های به تازگی باز شده یا ادیت شده برای شما به نمایش در می‌آیند. این پیشنهادها می‌توانند پس از مدتی به دلیل اشغال فضای بزرگی از صفحه نمایش و نیاز به اسکرول کردن زیاد برای دسترسی به سایر فایل‌ها، برای عده‌ای آزار دهنده تلقی شوند.
گوگل از این رو امکان خاموش کردن این پیشنهادها را فراهم کرده است. برای این کار باید مسیر Google Drive > Settings > Suggestions را طی کرده و گزینه مورد نظر خود را انتخاب نمایید.
ارسال فایل با گوگل درایو از طریق Gmail
همانطور که می‌دانید تنها فایل‌هایی با حجم حداکثر 25 مگابایت را می‌توان با وصله کردن از طریق ایمیل ارسال کرد. این حجم در دنیای پر از داده‌ها و اطلاعات چند گیگابایتی امروز چندان مطلوب نیست.
سرویس‌ها و اپلیکیشن‌های زیادی برای ارسال فایل‌های حجیم از طریق ایمیل طراحی شده است، اما برای راحتی کار بهتر است نحوه استفاده از گوگل درایو برای ارسال فایل از طریق Gmail را یاد بگیرید. برای این کار تنها کافی است در هنگام نوشتن پیام خود روی آیکون درایو کلیک کرده و فایل مورد نظر و حداکثر 10 گیگابایتی خود را انتخاب نمایید.
نحوه اشتراک گذاری فایل در گوگل درایو
در این بخش از راهنمای استفاده از گوگل درایو شما می‌توانید بدون نیاز به خروج از اپلیکیشن گوگل درایو فایل‌های گوگل Docs، Slides و Sheets را به صورت مستقیم اشتراک بگذارید. برای این کار تنها کافی است روی فایل مورد نظر خود کلیک راست کرده و گزینه Share را انتخاب نمایید. از این طریق می‌توان فایل‌ها را برای افراد خاص به اشتراک گذاشت یا برای عموم در دسترس قرار داد.
فعال کردن حالت تاریک در گوگل درایو
فعال کردن حالت تاریک به نحوه استفاده از گوگل درایو برمی‌گردد. بنابراین اگر می‌خواهید از تم تیره استفاده کنید، در برنامه گوگل درایو به قسمت تنظیمات رفته و گزینه Choose theme را انتخاب کرده و سپس گزینه Dark را برگزینید.
علاوه بر آموزش استفاده از گوگل درایو اندروید و فعال کردن قابلیت حالت تاریک باید بگوییم در گوشی‌های آیفون هم می‌توانید پس از باز کردن برنامه Google Docs به بخش تنظیمات رفته و Theme را انتخاب کنید. سپس گزینه Dark یا System default را برگزینید.
ترجمه اسناد در گوگل درایو با یک کلیک
آیا می دانستید که گوگل درایو می‌تواند به راحتی و با یک کلیک کل فایل‌های متنی را برای شما ترجمه کند؟ Google Translate یکی از قدرتمندترین و دقیق‌ترین سرویس‌های ترجمه موجود است که به خوبی با گوگل درایو ادغام شده است. اما برای کار با Google Drive و ترجمه کل یک سند، آن را باز کرده و مطابق تصویر در منوی Tools گزینه Translate document را انتخاب کنید.
در ادامه می‌توانید زبان مورد نظر برای ترجمه را انتخاب کرده و سپس روی گزینه Translate کلیک کنید. اکنون کار تما است و گوگل تمام یک سند را برای شما ترجمه کرده و در یک برگه جدید برای شما باز می‌کند.
جمع‌بندی آموزش استفاده از گوگل درایو
در این مطلب آموزش استفاده از گوگل درایو و برخی از کاربردی‌ترین قابلیت‌های آن برای ذخیره، به اشتراک گذاری و ساخت فایل‌ها را برای شما در نظر گرفتیم. در نظر داشته باشید که کار با Google Drive بسیار ساده است و این پلتفرم قابلیت‌های بسیار بیشتری از موارد مورد اشاره در این مطلب را در اختیار ما می‌گذارد.
لیست بالا به ویژگی‌هایی اشاره کرده که استفاده از آن‌ها می‌تواند ابزارهایی ساده و در عین حال کاربردی برای بهبود عملکرد و افزایش بهره‌وری در اختیار شما قرار دهد. در نهایت اگر شما هم قابلیتی کاربردی و مفید در نحوه استفاده از گوگل درایو می‌شناسید که در استفاده راحت‌تر و بهتر از این سرویس می‌تواند کارآمد باشد، آن را در بخش نظرات با دیگر کاربران به اشتراک بگذارید.
پاسخ به سوالات پرتکرار
آیا گوگل درایو فیلتر است؟
خیر این سرویس در ایران فیلتر نیست و کاربران ایرانی بدون نیاز به استفاده از سرویس‌های تغییر IP قادر به راه‌اندازی و استفاده از گوگل درایو در گوشی یا رایانه‌های شخصی خواهند بود.
آیا گوگل درایو امن است؟
نگرانی نسبت به استفاده از یک پلتفرم آنلاین برای ذخیره‌سازی فایل‌های مهم و حساس کاملاً منطقی به نظر می‌رسد. هنگام از آپلود فایل در گوگل درایو شرکت گوگل به عنوان مالک و مسئول این پلتفرم ذخیره‌سازی ابری از چند سرویس امنیتی و بررسی آنتی ویروس استفاده می‌کند، بنابراین نسبت به امنیت ابزارهای گوگل به ویژه Google Drive هیچ جای نگرانی نیست.
علاوه بر این، طبق اعلام این شرکت تنها خود شخص صاحب حساب کاربری قادر به مشاهده فایل‌های عمومی خود است. به همین دلیل می‌توان به امنیت گوگل درایو تا حد زیادی اطمینان داشت.
چگونه گوگل درایو را فعال کنیم؟
همانطور که در بخش‌های ابتدایی این مقاله عنوان شد، برای فعالسازی گوگل درایو تنها نیاز است که به آدرس drive.google.com مراجعه کنید. در این مرحله اگر حساب کاربری گوگل داشته باشید دیگر به انجام کار جدیدی نیاز نیست و می‌توانید از فضای ابری گوگل خود بدون محدودیت خاصی استفاده کنید.
چرا گوگل درایو گوشی کار نمیکند؟
در مرحله اول بهتر است اینترنت گوشی را چک کنید. در صورتی که اینترنت به درستی متصل بوده ولی همچنان با مشکل عدم اتصال گوگل درایو روبرو هستید، بهتر است برای ورود به گوگل درایو از نرم‌افزارهای تغییر آدرس IP استفاده کنید.
درصورتی که بدون مشکل به این پلتفرم متصل شده‌اید اما امکان دانلود مستقیم گوگل درایو وجود ندارد، ممکن است فضای خالی لازم برای دانلود وجود نداشته باشد. در مرحله بعد بهتر است نرم‌افزار گوگل درایو را از روی گوشی اندروید خود حذف کرده و از طریق فروشگاه نرم‌افزار گوگل پلی دوباره آن را نصب کنید.
چگونه یک فایل را در گوگل درایو به اشتراک بگذاریم؟
برای اشتراک گذاری یک فایل که از قبل در حساب گوگل درایو خود آن را بارگذاری کرده‌اید می‌توانید با ساخت یک لینک مستقیم و دسترسی Public آن را با دیگر کاربران به اشتراک بگذارید.
در گوگل درایو حتی امکان به اشتراک گذاری یک پوشه نیز وجود است. برای این کار تنها کافی است روی پوشه یا فایل مورد نظر در گوگل درایو کلیک راست کرده و بعد گزینه اشتراک‌گذاری (Share) را انتخاب کنید.
نحوه اشتراک گذاری فایل در گوگل درایو اندروید هم تفاوتی چندانی ندارد و باید تنها روی پوشه یا فایل آپلود شده کلیک خود را نگه داشته و از منوی باز شده گزینه اشتراک‌گذاری را انتخاب کنید.
در این مرحله در پایین پنجره ظاهر شده بخش General Access را مشاهده می‌کنید که در صورت انتخاب گزینه Anyone with the link و انتخاب گزینه Copy Link برای شما آدرسی در کپی می‌شود که با اشتراک گذاری آن، هر فردی می‌تواند به فایل یا پوشه مورد نظر شما در گوگل درایو دسترسی پیدا کند.
چگونه فیلم را در گوگل درایو اپلود کنیم؟
نحوه آپلود فایل در گوگل درایو هیچ ارتباطی با پسوند و نوع آن فایل ندارد. به عبارت دیگر، هیچ فرقی ندارد که شما به دنبال آپلود فیلم، عکس و یا نوع دیگری از اطلاعات هستید. کافیست گوگل درایو و فولدر مد نظر خود داخل آن را باز کرده و سپس با عملیات Drag and drop (انتخاب و کشیدن فایل) فایل مورد نظر خود را از داخل ویندوز کشیده و داخل مرورگر رها کنید.
چگونه فایل را از گوگل درایو دانلود کنیم؟
برای دانلود از گوگل درایو در اندروید باید روی فایل مورد نظر کلیک خود را نگه داشته و از منوی باز شده گزینه دانلود (Download) را انتخاب کنید. برای دانلود از گوگل درایور در سیستم‌عامل ویندوز هم تنها کافی است بر روی فایل مورد نظر کلیک کرده و گزینه دانلود را انتخاب کنید.
نظر خود را اضافه کنید.
برای ارسال نظر وارد شوید
ارسال نظر بدون عضویت در سایت