مدیر هر شرکت یا کسب و کار، احتمالا چندین ساعت در ماه از زمان خود را جهت بررسی زمان مفید کارمندان، ورود و خروج، اضافه کار و مرخصی آنها صرف میکند. چه بسا بسیاری از مدیران از ترس عدم مسئولیت پذیری کارمندان و اتلاف زمان و ورود و خروج غیر اصولی، امکان خروج چند ساعته از شرکت یا دفتر خود را نیز نداشته باشند.
دستگاه حضور و غیاب، راه حلی جدید برای این مشکل قدیمی ارائه میدهد.با استفاده از دستگاه حضور و غیاب، زمان ورود و خروج، تاخیرها، اضافه کاری یا مرخصی های ساعتی و روزانه بطور دقیق ثبت و بصورت طبقه بندی شده در اختیار مدیر شرکت یا کسب و کار قرار میگیرد. با استفاده از این اطلاعات دقیق میتوان به نسبت استحقاق و زمان و بهره وری واقعی هر کارمند، حقوق و مزایای مربوطه محاسبه شود و مهم تر از همه مدیران میتوانند با خیال راحت جهت انجام ملاقات کاری یا قرار با یک دوست شرکت خود را ترک کنند!
در این مقاله قصد داریم نحوه خرید دستگاه حضور و غیاب را بررسی و 7 دلیل که مدیران را مجاب به استفاده از دستگاه حضور و غیاب میکند را ارائه دهیم.
در پایان نیز نکاتی را در رابطه با اینکه دستگاه حضور و غیاب مناسب به چه ویژگی هایی نیاز دارد، بیان میکنیم.
دستگاه حضور و غیاب چیست و چه کاری انجام میدهد؟
دستگاه حضور و غیاب یک دستگاه کنترل تردد کارمندان و کارکنان یک مجموعه است. این دستگاه با استفاده از ویژگی های ظاهری هر فرد، به مانند اثر انگشت، چهره، شکل دستان و روش‌های دیگر،عمل شناسایی و ثبت ورود و خروج و تردد دقیق هر یک از کارمندان شرکت یا کسب و کار را انجام میدهد.
7 دلیل که مدیران را مجاب به استفاده از دستگاه حضور و غیاب میکند:
1) دستگاه حضور و غیاب امکان تقلب و تخلف را به صفر می‌رساند. در دستگاه های کنترل تردد قدیمی تر، مانند دستگاه کارتی که هنوز در بسیاری از شرکت ها و مجموعه ها شاهد آن هستیم، امکان تقلب و تخلف وجود دارد. احتمالا یکبار دیده یا شنیده ایم که یک کارمند نامنظم، تاخیر زیادی در ورود و خروج دارد.
اما یک دوست دلسوز و مهربان(!) با استفاده از کارت فرد مذکور، در تایم های تعیین شده ورود و خروج او را ثبت میکند و به این طریق این تخلف و تقلب از چشم صاحب و مدیر شرکت یا کسب و کار پنهان می‌ماند. بدیهی است که مدیریت یک مجموعه با چنین تخلف و بی نظمی هایی سخت و آزار دهنده است. در دستگاه حضور و غیاب، باتوجه به شناسایی ویژگی های ظاهری هر فرد(مانند اثر انگشت یا چهره) امکان وقوع چنین تخلف هایی به صفر می‌رسد و مدیر شرکت می‌تواند به نسبت استحقاق و بهره وری واقعی هر فرد حقوق را محاسبه کند.
2) امکان کنترل کارمندان با گوشی موبایل و از راه دور با استفاده از دستگاه حضور و غیاب و نرم افزارهایی که در این زمینه وجود دارند، مدیران میتوانند تنها با استفاده از گوشی موبایل خود و در هر جا و فاصله ای، کارمندان خود را بطور کامل کنترل کنند. این در حالیست که در دستگاه های کنترل قدیمی تر، خروجی اطلاعات از دستگاه به چندین ساعت تا چندین روز زمان نیاز داشت اما با استفاده از دستگاه حضور و غیاب، بصورت آنی و لحظه ای این اطلاعات انتقال پیدا کرده و قابل استفاده خواهد بود.
3) صرفه جویی در هزینه های شرکت و کسب کار در دستگاه های کنترلی قدیمی تر، هزینه هایی برای شرکت وجود داشت. برای مثال در دستگاه کارتی نیاز به صدور کارت دیجیتال به ازای هر کارمند و تجدید آن وجود داشت این در حالیست که در دستگاه حضور و غیاب، هزینه جانبی وجود ندارد. در حقیقت میتوان خرید دستگاه حضور و غیاب را یک سرمایه گذاری بلند مدت برای شرکت تلقی کرد که با یکبار هزینه، از هزینه های آتی جلوگیری میشود.
4) ایجاد امنیت در شرکت یا کسب و کار با استفاده از دستگاه حضور و غیاب و اتصال آن به نرم افزار های مربوطه، میتوان از ورود خروج افراد غیر مجاز و کارمندان سابق جلوگیری نمود و بر ورود و خروج ارباب رجوع و مشتریان نظارت کامل داشت.
5) نصب و استفاده آسان و بدون دردسر اکثر دستگاه های حضور و غیاب به سادگی نصب و راه اندازی میشوند و نیازی به پشتیانی IT ندارند. برای استفاده از دستگاه حضور و غیاب، نیازبه ایجاد برنامه جدید یا طراحی مجدد نرم افزار مورد استفاده شرکت وجود ندارد.
6) افزایش رضایت کارکنان و تقویت هویت سازمانی دستگاه های حضور و غیاب علاوه بر تامین منافع مدیران، مورد توجه و رضایت کارمندان نیز قرار می‌گیرند. کم کردن زمان در ورود و خروج، رفع ازدحام در ورود و خروج، رفع مشکلاتی از قبیل گم کردن کارت، همه و همه از دلایلی هستند که کارمندان را به دستگاه حضور و غیاب راغب تر میکنند.
7) صرفه جویی در زمان دستگاه حضور و غیاب با اتصال به نرم افزار های شرکت، مستقیما اطلاعات مربوطه را انتقال داده و به شکل مؤثری در زمان شرکت صرفه جویی میکند. دیگر نیازی به محاسبه دستی زمان تاخیر یا اضافه کاری هر کارمند و دخالت آن در کسری یا افزایش حقوق آن کارمند وجود ندارد بلکه دستگاه حضور و غیاب به کمک نرم افزار واسطه مستقیما و در عرض چند ثانیه این محاسبات را انجام و نتیجه خروجی را نمایش میدهد.
ویژگی های دستگاه حضور و غیاب مناسب
آیا هر دستگاه حضور و غیابی ارزش خرید دارد و انتظارات شرکت را برآورده میکند؟ در پاسخ به این سوال باید گفت که به مانند هر محصول دیگری، دستگاه های حضور و غیاب هم دارای انواع مختلف و متنوعی میباشند و هر دستگاه حضور و غیابی نمی‌تواند دستگاه مناسبی باشد. در فهرست زیر چند مورد از مهم ترین مواردی که در هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب باید مورد توجه قرار بگیرد را بررسی میکنیم.
1) تعداد پرسنل خود را در نظر بگیرید دستگاه های حضور و غیاب دارای حافظه های متفاوتی میباشند. بدیهی است که شرکتی که دارای 30 نفر پرسنل است به نسبت شرکتی که 200 پرسنل دارد، به دستگاه حضور و غیاب متفاوتی نیاز دارد. در هنگام سفارش دستگاه، به تعداد پرسنل خود توجه نمایید و از آینده و افزایش پرسنل خود هم برآوردی داشته باشید. به این دلیل که درآینده نیاز به دستگاه جدید و با حافظه بالاتر نداشته باشید.
2) از اتصال دستگاه حضور و غیاب به نرم افزار های مختلف مطمئن شوید در هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب، از اتصال آن به نرم افزارهایی همچون نرم افزار کنترل تردد از راه دور و نرم افزارهای داخلی شرکت (نرم افزار حقوق و دستمزد و...) مطمئن شوید.
3) محل و شرایط نصب و استقرار دستگاه حضور و غیاب را در نظر بگیرید مورد دیگری که باید به آن توجه شود، محل و شرایط نصب دستگاه حضور و غیاب است. اگر محیط شما در شرایط آب و هوایی یا دمایی خاصی هست (برای مثال محیط های مرطوب یا شرکت‌های شیمیایی) حتما با کارشناس فروش مطرح نمایید.
4) غیر قابل هک و فریب بودن دستگاه حضور و غیاب دستگاه های بی کیفیت و جعلی زیادی وجود دارند که امکان هک شدن در آنها وجود دارد یا با روش‌های مختلفی امکان فریب خوردن آنها وجود دارد (برای مثال استفاده از خمیر بجای اثر انگشت) در هنگام خرید از اصالت دستگاه مطمئن شوید.
در این مقاله سعی کردیم بطور کامل در رابطه با دستگاه حضور و غیاب و نکات آن صحبت کنیم با توجه به انواع مختلف دستگاه ها، تخصصی بودن حوزه و امکان برقراری هر دستگاه با نرم افزارهای شرکتی خاص و معدود، پیشنهاد میشود با کارشناسان شرکت فراتکنو مشورت و شرایط، اولویت ها و ویژگی های مدنظر سازمان یا شرکت خود را با کارشناسان این شرکت مطرح کنید تا در انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب، راهنمای شما باشند.
در انتهای این مطلب ذکر این نکته خالی از لطف نیست که دستگاه های حضور و غیاب عرضه شده توسط شرکت فراتکنو، دارای دو نرم افزار رایگان ثبت کارکرد و محاسبه حقوق و دستمزد میباشند.
به راحتی و صرف کمترین زمان ممکن کارشناسان ما اماده ارائه مطالب و راهنمایی های مناسب جهت خریداران عزیز میباشند.
سلب مسئولیت: مطالب منتشرشده در دسته رپورتاژ آگهی توسط شرکت‌های ثالث تهیه شده اند و جنبه تبلیغاتی یا بیانیه خبری دارند. این مطالب صرفاً بازنشر شده و شهرسخت‌افزار مسئولیتی در قبال صحت محتوای آن ندارد.
نظر خود را اضافه کنید.
برای ارسال نظر وارد شوید
ارسال نظر بدون عضویت در سایت