آنچه از آن به عنوان نرم افزار اتوماسیون اداری نام برده می شود، نسل سوم و تکامل یافته سیستم دبیرخانه است. سیستم دبیرخانه برای جایگزین شدن روش سنتی ثبت نامه های وارده و صادره و شماره گذاری مکاتبات اداری استفاده می شد. در حال حاضر نرم افزار اتوماسیون اداری علاوه بر ثبت نامه، جستجوی نامه، بایگانی نامه ها برای گردش مکاتبات اداری نیز استفاده می شود.
نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب چیست؟
به عبارت دیگر مکاتبات اداری پس از این که در در سیستم ثبت شدند برای انجام پاراف، امضا و دستور دادن روی نامه نیاز به ارجاع الکترونیک دارند که این کار با اتوماسیون اداری قابل انجام است. نرم افزار اتوماسیون اداری می تواند در روند انجام کارها سرعت بخشد و مزایای زیادی را برای سازمان ها و شرکت ها فراهم آورد، در ادامه قصد داریم برخی از مزایای استفاده از یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب را ذکر کنیم:
مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب یگانه:
۱- نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب
نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه به صورت تحت وب می باشد و قابلیت دسترسی به سیستم از طریق مرورگر های مختلف فراهم می باشد. همچنین کاربران می توانند در هر مکان و زمانی که باشند و با در اختیار داشتن هر ابزاری (موبایل، تبلت، لپ تاپ) به کارتابل الکترونیک نامه های خود دسترسی یابند.
با استفاده از این امکان کاربران می توانند نامه های خود را بدون محدودیت در زمان و مکان در سیستم اتوماسیون اداری یگانه ثبت، اسکن، ارجاع، امضاء و ... نمایند.
۲- مدیریت مکاتبات چند سازمان در یک سیستم
یکی از قابلیت های بسیار مهم نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه امکان تعریف چند سازمانی می باشد، به این صورت که سازمان ها می توانند مراکز دبیرخانه متعدد در سیستم اتوماسیون اداری تعریف نمایند و مکاتبات اداری هر مرکز جداگانه در سیستم ثبت می شوند. همچنین دسترسی کاربران نیز به هر مرکز به طور جداگانه تعریف و محدود می شوند.
این امکان برای شرکت یا سازمان هایی که به صورت هلدینگ هستند یا دارای دفاتر و شعبه های مختلفی هستند بسیار کاربردی می باشد.
۳- جستجو و گزارشگیری قدرتمند
سیستم اتوماسیون اداری امکان جستجوی پیشرفته و گزارشگیری قدرتمندی را دارد که به کاربران این امکان را می دهد بتوانند در سیستم اتوماسیون اداری مکاتبات و نامه های اداری را بر اساس پارامترهای مختلف جستجو نمایند. این جستجو ها می تواند به صورت ترکیبی با سایر پارمترها انجام شود.
نکته مهم در جستجو و گزارشگیری امکان خروجی گرفتن از داده ها و اطلاعات می باشد. بدین صورت که کاربران می توانند از نتیجه جستجوی خود یک خروجی به فرمت PDF, Excell, Word تهیه نماید.
۴- مدیریت فکس و ایمیل ها
در سیستم اتوماسیون اداری یگانه امکان برقراری ارتباط با فکس و ایمیل سازمان امکان پذیر می باشد. با استفاده از این قابلیت، امکان دریافت فکس و ایمیل ها و همچنین ارسال آنها فراهم می باشد. با استفاده از این امکان شما میتوانید لیست فکس ها و ایمیل های دریافتی را مشاهده نمایید و در صورت تایید در سیستم دبیرخانه ثبت و شماره نمایید.
۵- تعریف فرم های متنوع با فرم ساز
در سازمان ها علاوه بر نیاز به ثبت و گردش نامه های اداری(وارده، صادره، داخلی) موارد دیگری نیز احتیاج به ثبت و گردش وجود دارد. یکی از این موارد فرم های موجود در هر سازمان هستند که این فرم ها در سازمان های مختلف دارای تنوع و گستردگی بالایی می باشند.
همچنین یکی از انتظاراتی که صاحبان کسب و کارها از یک نرم افزار اتوماسیون خوب دارند این است که بتوانند این فرم ها را در نرم افزار به سلیقه خود طراحی نمایند و در پی آن بتوانند این فرم ها را بین افراد مختلف سازمان به گردش در بیاورند. بنابراین با توجه به وجود فرم ها ی مختلف در سازمان ها (فرم مرخصی، خروج کالا از انبار، گزارش کار و ….) وجود یک موتور طراحی فرم و گردش فردم در نرم افزار اتوماسیون اداری بیش از پیش حس می شود.
اما نکته قابل تامل اینجاست که تنها طراحی، ثبت و گردش فرم ها کار با سیستم اتوماسیون اداری به پایان نمی رسد. مدیران سازمان علاقمند هستند بتوانند از فرم هایی که به صورت الکترونیک در سازمان ثبت شده و گردش داشته است گزارش دریافت کنند.
برای مثال گزارشاتی از جمله چه تعداد فرم مرخصی در اتوماسیون اداری ثبت شده است و در چه بازه های زمانی بوده است و و یا اینکه در چه بازه زمانی بیشتر پرسنل مرخصی بوده اند.
سیستم اتوماسیون اداری تحت وب یگانه با استفاده از فرم ساز قدرتمند این امکان را برای مدیران سازمان فراهم آورده است.
۶- سایر خدمات شرکت نرم افزاری یگانه:
شرکت نرم افزاری یگانه به جز نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب، نرم افزار مدیریت اسناد را هم ارائه می نماید. هم چنین این شرکت در کنار تولید نرم افزار های اداری اقدام به ارائه خدمات اسکن اسناد به صورت انبوه می نماید.
برای دریافت اطلاعات بیشتر با شماره ۲۲۴۶۶۷۴۸ و ۲۲۴۶۹۴۹۰ تماس بگیرید.
توجه: مطالب منتشرشده در بخش رپورتاژ آگهی توسط شرکت‌های ثالث تهیه شده و جنبه تبلیغاتی یا بیانیه خبری دارند. این مطالب فقط جهت بازنشر در اختیار ما قرار گرفته و لذا شهرسخت‌افزار مسئولیتی در قبال محتوای آن ندارد.
نظر خود را اضافه کنید.
برای ارسال نظر وارد شوید
ارسال نظر بدون عضویت در سایت