چگونه يك تيم را مديريت كينم؟

با سلام خدمت تمامي دوستان!

اين تاپيك در مورد به اشتراك گذاري تجربيات در زمينه ي كار گروهي و مديريت تيمي است. كار تيمي اگر طبق يك برنامه ي حساب شده پيش بره، باعث پيشرفت كار ميشه در غير اين صورت ممكنه كه دامنه ي مشكلات رو گسترده تر كنه. شايد همه ي ما هم تا حدودي اين مشكلات رو تجربه كرديم. هدف اين تاپيك ارايه ي راه كار هايي براي پيش گيري از مشكلات كار گروهي و هدايت تيم در مسير صحيح هستش.

از همه ي دوستان دعوت ميشه كه تجارب ارزشمند خودشون رو در زمينه ي كار گروهي (به خصوص تيم رباتيك)، در اين تاپيك قرار بدهند تا همه از اون ها استفاده كنيم. ديدگاه هايي كه در اين جا مطرح ميشه مي تونه نكات مثبت و منفي اي داشته باشه كه با بحث درباره ي اين نكات، قصد داريم به نظراتي كامل تر برسيم.
براي اين كه بحث صرفا" سليقه اي نباشه، در جريان موضوع، مطالبي پيرامون مديريت از سوي جامعه ي مهندسين مكانيك آمريكا (ASME) قرار داده ميشه كه نحوه ي مديريت يك جامعه ي صنعتي پيشرفته هم آشنا بشيم.

منتظر نظرات شما دوستان هستيم:love:
با سپاس:give_rose:

قبل از هركاري بايد مشخص كنيم كه هدف طرح ما چيه و ما قصد داريم به كجا برسيم؟ تا زماني كه هدف مبهم باشه، نميشه در مورد نيروي ساير ابعاد كار بحث كرد. هدف بايد معقول و منطقي باشه و براي مشكلات اساسي (مانند اقتصادي بودن طرح) اون راه حل هايي در نظر گرفته شده باشه. با تعريف طرح نياز هاي رسيدن به هدف آشكار ميشه از جمله منابع انساني كه قراره يك تيم رو شكل بدند. ولي قبل از انتخاب منابع انساني، بايد برنامه ريزي هاي كلي براي رسيدن به هدف را انجام دهيم؛ مثلا":

• چه مدت زمان براي انجام طرح زمان در اختياره؟
• چه مقدار بودجه براي بخش هاي مختلف طرح در نظر گرفته شده؟
• چه شرايط و امكاناتي براي فعاليت در تيم لحاظ شده؟

و ... .

بذاريد با يك تيم رباتيك شروع كنيم. يك ربات در حالت كلي به سه علم وابسته است: مكانيك، الكترونيك و رايانه .
با توجه به نوع ربات و يا احيانا" سطح مسابقات، ممكنه نياز به تمركز روي يكي از سه علم بيش تر باشه. مثلا" اگر ربات يك مكانيزم پيچيده داره و ما وقت كمي هم براي آماده سازي ربات داريم، قاعدتا" بايد نيروي انساني بيش تري رو در بخش مكانيك به كار بگيريم.

نياز به افراد با تجربه در هر يك از اين سه حوزه به طور مجزا به خصوص براي زماني كه ربات قصد شركت در يك مسابقه رو داره، كمك بزرگي به حساب مياد. چون ممكنه فرضا" در بخش كامپيوتر، شخص برنامه نويس كه تجربه ي شركت در مسابقات خاصي رو نداشته، بخش منطقي روبات رو طوري طراحي كنه كه با شرايط اون نوع مسابقات هماهنگ نباشه. در اين صورت اگر فرد با تجربه اي در كنار اين برنامه نويس باشه، قطعا" مي تونه چنين اشكالاتي رو تا حد زيادي رفع كنه.

مسئولان هر تيم همواره دوست دارن كه بهترين افراد رو براي تيم خودشون انتخاب كنند. براي غربال گري اوليه افراد ميشه از داوطلب هاي درخواست رزومه كرد و بهتره با اون ها مصاحبه هم بشه تا آشنايي بهتري با توانايي داوطلب ها پيدا كرد. افراد مصاحبه كننده بايد با افراد به روز و با تجربه اي باشن تا بتونن قضاوت بهتري در مورد داوطلبين انجام بدن. ممكن است داوطلبي تجربه ي كمي در بخش مكانيك ربات داشته باشه ولي توانايي CAD و CAE (طراحي و تحليل به كمك كامپيوتر) رو داشته باشه كه اين دو توانايي باعث صرفه جويي بسيار در وقت و هزينه ميشه كه مسلما" كم تجربه بودن داوطلب رو پوشش ميده.

داوطلبيني كه در بيش از يك رشته تخصص دارن گزينه ي مناسبي هستن چون جنبه هاي بيش تري از طرح رو درك مي كننن و در حين تكميل پروژه، امور تيمي رو هماهنگ تر مي كنن.

با ديدگاهي كه بنده نسبت به انتخاب افراد تيم دارم، داوطلبيني با علاقه مندي بسيار بالا ولي با تجربه ي بسيار كم در بعضي مواقع مي تونن به عضو هاي كليدي تبديل بشن. براي همين توصيه ميشه در صورت امكان، افرادي به صورت كارآموز در تيم حضور داشته باشند تا علاوه بر كسب تجربه، در آينده بتونن جايگزين مناسبي براي ساير اعضاي گروه بشند.

براي آشنايي با نكاتي در مورد برنامه ريزي اوليه، فصل اول هندبوك مهارت هاي مديريت از ويليام برايان (ناشر: ASME) پيوست شده. به علاوه 61 نكته ي مفيد مقدمات مديريت هم ضميمه شده كه شايد خيلي مفيد باشه.
حالا با تعريف ملاك هايي متناسب با هدف طرح، افراد مناسب گزينش ميشن تا تيم تشكيل بشه. بعد از تشكيل تيم قدم بعدي را بر مي داريم...

دوستان هم اگه نظري دارند، بفرمايند:Love-ssa~! (1):

وقتي كه تيم تشكيل شد، مهم ترين كاري كه بايد صورت بگيره برنامه ريزي و تقسيم وظايف هستش. تيم حتما" بايد داراي سرگروه باشه تا هماهنگي لازم رو در تيم به وجود بياره. سرگروه بايد دانش كافي در مورد بخش هاي مختلف طرح رو داشته باشه و از مشاوره ي افراد مختصص هم سود ببره تا با آگاهي لازم، تيم رو هدايت كنه.
وظايفي كه به اعضاي تيم محول ميشه بايد متناسب با توانايي اون ها باشه و البته اگر اين وظايف اعضا رو به تحقيق وادار كنه، ميشه پيشرفت بهتري رو شاهد بود. بهتره تمام اعضا يك جدول زماني داشته باشن تا مشخص بشه كه هر شخص در چه دوره هاي زماني اي توانايي فعاليت كردن رو داره و در چه دوره هايي نمي تونه فعاليت كنه. سرگروه تيم با توجه به جدول زماني اعضا، نحوه ي فعاليت اون ها را پيگيري مي كنه و مي تونه از اعضاي گروه درخواست كنه تا در جلسات دوره اي در مورد كار هايي كه كردند، گزارش بدند.

برنامه ريزي حدودي بايد براي طرح وجود داشته باشه (در نظر گرفتن Deadline) تا معلوم بشه فاز هاي مختلف طرح در چه زماني بايد به پايان برسند. اين كار باعث تنظيم سرعت امور ميشه. در ابتدا تا حد امكان بايد تمام نفاط مبهم طرح روشن بشه تا اعضا ديد بهتري نسبت به وظايف خودشون داشته باشن. به علاوه قوانين كلي تيم بايد تدوين بشه به اطلاع اعضا برسه و در مواردي به مبحث گذاشته بشه. قوانين تيم براي متحد نگه داشتن تيم و جهت دادن به اون لازمه و تمام افراد گروه بايد اون رو رعايت كنن.

مسئولان تيم بايد سعي كنن كه تا جو صميمانه اي بر تيم حاكم باشه تا روحيه ي مشاركت در بين اعضا تقويت بشه. اين امر سبب ميشه افراد درك بهتري هم از توانايي و روحيات هم ديگه پيدا كنن. بهتره اين عادت به وجود بياد كه اعضا اطلاعات خودشون رو در بخش هاي مختلف به هر بهانه اي با هم تبادل كنن تا دانش عمومي تيم ارتقا پيدا كنه.

در آخر دو فصل سازمان دهي و مديريت كيفيت از هندبوك مديريت ASME پيوست شده كه در اين رابطه مي تونه مفيد باشه.:wink:

برگزاري جلسات دوره اي يكي از راه هايي پيگيري روند فعاليت تيم هستش. پيگيري روند فعاليت گروه بسيار كليدي هستش و نبايد از قلم انداخته بشه. جو حاكم بر جلسه بايد صميمي باشه تا تمام اعضا بتونند نظر خودشون رو به راحتي بيان كنن. سرگروه بايد جلسه رو مديريت كنه تا هرج و مرجي به وجود نيايد. در جلسات بايد اين فرهنگ جا انداخته بشه كه افراد بايد منطقي و مستدل صحبت كنن. به خصوصي در تيم يك رباتيك افراد قبل از ارايه ي مطالب خود در جلسه بايد روي آن تحقيق كرده باشن.

يك جلسه در حالت كلي داراي سه بخش اصلي هستش:

1. در ابتدا بحث پيرامون مصوبات گذشته و گزارش فعاليت هاي صورت گرفته از سوي اعضا
2. طرح مشكلات به وجود آمده و ارايه ي راه حل براي حل اون ها
3. تقسيم وظايف جديد و تصويب آن ها

جلسه بايد در زماني برگزار بشه كه تمام اعضا بتونن در اون شركت كنن. عدم شركت برخي از اعضا در جلسه، باعث كاهش روحيه ي تيمي ميشه و سرگروه بايد در اين موارد به اعضاي غايب تذكر بده. در صورتي كه در جلسه شخصي به وظايف خود درست عمل نكرده بود و توجيح قابل قبولي براي اون نداشت، اين تنها سرگروه هست كه بايد اون شخص تذكر بده و تذكر سرگروه در جلسه بايد به شكلي باشه كه به روحيه ي تيم صدمه وارد نشه. (حتما" در ادامه در مورد رهبري تيم بيش تر صحبت خواهيم كرد :yes:)

ايجاد فرم گزارش جلسات راهكار خوبي براي مستند سازي جلسات به شمار مياد و در مواردي كه تيم گسترده است، به مديريت گروه بسيار كمك مي كنه. فرم گزارش جلسات معمولا" شامل بخش هاي زير هست:

• موضوع جلسه و زمان آن
• افراد شركت كننده
• پيگيري مصوبات پيشين
• خلاصه ي مذاكرات جلسه
• مصوبات جديد جلسه

فرم گزارش جلسه، حين برگزاري اون توسط منشي جلسه تكميل ميشه و در آخر به تاييد سرگروه مي رسه و بايگاني ميشه.

در آخر هم دو فصل ديگر از هندبوك مديريت ASME در مورد ايجاد ارتباط و برگزاري جلسه پيوست شد.

در تيم رباتيك معمولا" نيازه كه بخش هاي مكانيك، الكترونيك و كامپيوتر به شكل موازي با هم فعاليت كنن و مسئولين بايد سعي كنند تا اين موازي سازي رو به خوبي در تيم پياده سازي كنن. اگر يكي از اين بخش ها متوقف بشه، ساير بخش ها رو هم تا حدي تحت تاثير قرار ميده. پس سرگروه بايد يك سري از مشكلات جدي احتمالي رو پيش بيني كنه تا بتونه تصميم درستي هنگام بروز اون ها بگيره و سعي كنه كه تاثير منفي مشكل در يك بخش روي ساير بخش ها كم بشه. براي هر مشكل حداقل يك راه حل وجود داره فقط بايد با هم فكري اون رو پيدا كرد.
به عنوان مثال ممكنه به دليل ناياب بودن يه قطعه ي مكانيكي، مكانيزمي از ربات تكميل نشه. اين مورد مي تونه باعث تغيير اون مكانيزم و بخش هاي وابسته مثل موتور ها يا مدار كنترلي بشه. همين امر باعث اتلاف وقت و هزينه خواهد شد. يك سرگروه آگاه قبل از اجرايي شدن چنين طرح مكانيزمي بايد از اوضاع بازار اطلاع كافي داشته و يا حداقل در مورد مشكلات اجرايي و ساخت طرح مكانيزم تحقيق كرده و بعد در مورد شروع به ساخت اون تصميم گيري كنه.
يكي از راه هاي كاهش مشكلات اجرايي پروژه، بررسي طرح هاي مشابه با موضوع پروژه و ايده گرفتن از اون ها هستش. به علاوه ميشه از با افراد با سابقه در زمينه ي طرح هم در برخي مواقع مشورت كرد. پيشنهاد ميشه مراحل پيش روي طرح به شكل مستند در بياد تا اگر زماني به نتايج طرح نياز شد، دسترسي به اون ها آسون باشه.

عدم فعاليت برخي از اعضاي تيم ضربه هاي سختي به كل تيم وارد مي كنه. اين مشكل شايد در هر تيمي رخ بده و معمولا" ميشه اون رو بر طرف كرد. سرگروه بايد برخورد قاطعي (توام با احترام) با افراد كم كار گروه داشته باشه. بي تفاوتي نسبت به افراد كم كار تيم از سوي مسئولان تيم، باعث ميشه افراد فعال اين گونه تعبير كنن كه هيچ فرقي بين تلاش كردن و تلاش نكردن نيست كه درنهايت منجر به كاهش انگيزه در گروه ميشه. سرگروه در چنين مواردي ابتدا بايد علت كم كاري رو جويا بشه و در ابتدا به تذكر اكتفا كنه و در صورت تكرار عضويت اعضاي كم كار رو به حالت تعليق در بياره و از افراد جايگزين استفاده كنه.
تفاوت افكار و سليقه ها احيانا" مي تونه مشكلاتي رو در بين اعضا به وجود بياره. با چنين مسايلي بايد منظقي رفتار كرد و اعضاي گروه و به ويژه سرگروه بايد از مانع از دامنه دار شدن اون ها بشن تا همواره جو صميمانه اي بر تيم حاكم باشه.

نقل قول:

---

اميدوارم تجربياتي كه در طول اين تاپيك ارايه شد، مفيد واقع شده باشه. در پايان هم دو بخش نهايي از هندبوك مديريت ASME در مورد انگيزه و رهبري تيم پيوست شده تا بتونه رفتار هاي مديريتي ما رو بهتر كنه.

---